Vereenvoudig je thuis-administratie

Vereenvoudigen, oftewel: organiseren. Jawel, de organiseer freak in mij is weer tot haar trekken gekomen gedurende de opkuis van onze thuis-administratie. Ik organiseer graag, maar het uitmesten was een hels werkje. Maar het resultaat is een opgekuiste administratie, zowel op papier als digitaal, waar ik alles in een oogwenk kan terugvinden. In eerste instantie is het effe doorbijten, maar eens je administratie op orde is (en blijft dankzij dit systeem!), bespaart het je bakken tijd én werk… de rest van je leven!

De oplossing: een zelf-onderhoudende administratie!

Neen, geen kaboutertjes. Wél een systeem dat je zelf in mekaar kan boksen en kan personaliseren naar wens. Het is niet eens zo moeilijk, het vraagt in het begin gewoon wat tijd, maar nadien ben je er voor eeuwig en altijd van verlost :) Je wilt dus eigenlijk een systeem dat zichzelf in stand houdt: met voldoende flexibiliteit om papieren bij te voegen, maar dat ook “waarschuwt” wanneer het tijd is om oude documenten te verwijderen.

Het grote probleem met de klassieke thuis-administratie is dat alles mooi geordend is per categorie (in het beste geval, want je hebt natuurlijk ook het ik-gooi-alles-in-een-schoendoos-syndroom), maar dat er niets uit de administratie verdwijnt. Daardoor groeit die initiële map waar je mee startte uit tot acht (!!!) ringmappen, zoals bij ons het geval was! Dat kan dus beter!

Gebruiksgemak boven alles!

De sleutel om een goed werkend systeem op poten te zetten, is om het gebruik ervan zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zodat je bijna niet anders kan dan het vol te houden :)

Zo was ik het bijvoorbeeld zat om mijn papieren te perforeren en te nieten. Of kleine papiertjes in plastic mappen te stoppen. (Nog mensen die dit herkennen?) Dus mijn keuze was snel gemaakt: géén ringmappen meer. Daarom haalde ik 50 hangmappen en twee koffers in huis. De 50 mappen heb ik ook gecodeerd volgens kleur om het visueel aangenamer te maken :) Een aanrader, maar géén must.

Soorten documenten onderscheiden

Eerst moeten we weten dat er vijf soorten documenten zijn: permanente documenten, variabele documenten, facturen, belastingspapieren en job documenten.

Permanente documenten zijn papieren die je in principe nooit hoeft te veranderen tenzij jouw levenssituatie wijzigt. Dit zijn identiteitspapieren, informatie over je gezondheid, aktes, papierwerk van je huis en auto, enz.

Variabele documenten zijn papieren die je ruwweg één keer per jaar vervangt. Dit zijn bijvoorbeeld aansluitingspapieren voor verzekeringen, maar ook jaarlijkse bankstatussen of informatie over aandelen. Bij deze papieren geldt: wanneer je een nieuw papier krijgt, neem je het oude eruit. Zo simpel is het! Het gaat hier dus echt om papieren waarvan je jaarlijks een update ontvangt, waardoor het vorige weg kan.

Facturen, kasticketjes en bankafschriften zijn de derde categorie. Deze komen regelmatig binnen en worden snel overbodig.

Belastingspapieren zijn alle documenten die je moet bijhouden ter verantwoording aan de fiscus. De fiscus kan verantwoording vragen van enkele jaren eerder, daarom houdt je deze papieren best verschillende jaren bij.

Job documenten zijn tot slot alle papieren die te maken hebben met jouw huidige job.

De eerste stap is dus om je documenten in grote lijnen te verdelen. Zoek om te beginnen een rustige plek, waar je véél ruimte hebt. Voor mij was dit onze eettafel. Verdeel al je papieren op vijf stapels, één stapel per documentsoort. (Gebruik post-its om op te schrijven welke stapel waar ligt, want in het heetst van de strijd wordt het anders een warboel!) Bekijk de documenten nog niet teveel in detail: de selectie van wat je wel of niet bijhoudt komt later.

Permanente documenten (rood**)

We beginnen met de gemakkelijkste stapel: de permanente documenten. Leg de andere stapels aan de kant voor later.

Spreid je permanente documenten uit op tafel, en leg soortgelijke papieren bij elkaar. Elke stapel zal uiteindelijk een subcategorie worden. Welke subcategorieën je hebt is voor iedereen anders. Wij hebben 10 subcategorieën: identiteit (reispassen, trouwboekje en stamboom), medisch (bloedanalyses, ziekenhuisbezoeken), onderwijs (diploma’s en attesten), job (contracten en ontslagpapieren van vorige jobs), zelfstandige activiteit (aansluitingspapieren), woning (huurcontract en staatbeschrijving), diensten (verzekeringsaansluitingen en algemene voorwaarden), bank documenten (openen van rekeningen en bankverzekeringen), transport (papieren van de wagen en verzekering) en huisdier (kattenpaspoort en stamboom).

Naarmate je andere categorieën nodig hebt kan je meer of minder mapjes gebruiken. Volledig te personaliseren naar wens dus!

Variabele documenten (geel**)

Eens de permanente documenten gesorteerd zijn, kunnen we overgaan op de variabele. Ook hier spreid je je papieren uit over tafel en maak je zoveel subcategorieën als je nodig acht. Daarna bekijk je elk document kritisch en houd je enkel de relevante papieren bij. Meestal is dit maar één blad of enkele vellen per subcategorie. Dat is eigen aan de variabele documenten: dit zijn allemaal documenten waarvan je jaarlijks een update krijgt, waardoor de oude versie overbodig wordt. Houd dus enkel de laatste versie bij. De rest kan in de papiermand*.

Bij ons zijn hier opnieuw 10 subcategoriën: ziekenkas (klevers en voordeelbrochure van huidig jaar), auto verzekering (laatste factuur dewelke geldt als aansluitingsbewijs), pensioensparen (laatste bankstatus) , schuldo-saldo verzekering (laatste bankstatus), groepsverzekering (laatste bankstatus), familiale verzekering (laatste factuur dewelke geldt als aansluitingsbewijs), brand verzekering (laatste factuur dewelke geldt als aansluitingsbewijs), huurwaarborg (laatste bankstatus), aandelen (laatste bankstatus), tijdelijk (papieren die tijdelijk belangrijk zijn, maar deze map is meestal leeg :)

Variabele documenten lijken moeilijker te vatten, maar eens dit goed zit is het echt een prachtig systeem dat zichzelf in stand houdt. Nooit hoef je nog te zoeken naar de recentste voorwaarden van je autoverzekering, want die laatste versie zit altijd paraat bij jouw variabele documenten. Erg handig!

Facturen, kasticketjes en bankafschriften (paars**)

De klassieke manier om te ordenen per subcategorie is hier niet interessant. Alle elektriciteitsfacturen bij elkaar en alle waterfacturen bij elkaar heeft weinig zin. Soms kan het handig zijn om de facturen met elkaar te vergelijken, maar hoe vaak gebeurt dat? Het is veel handiger om deze papieren op datum te sorteren. Als je alle papieren die je één jaar moet bewaren samenhoudt, kan je deze het jaar nadien in één keer bij het oud papier gooien*. Hoe handig is dat?!

Daarom heb ik mij een voorordner aangeschaft met dertien vakken. De eerste twaalf vakken gebruik ik voor elk maand van het jaar. Alle facturen, kasticketjes en bankafschriften van oktober 2015 zitten dus bij elkaar. In oktober 2016 haal ik de oude papieren eruit, en vul ik het vakje met de papieren van die maand. Zo houdt dit systeem zichzelf in stand en hoef ik nooit te sorteren!
Het dertiende vakje gebruik ik voor onze garantiebewijzen. Daar schrijf ik op wanneer de garantie afloopt en dan rangschik ik die chronologisch (oudste vooraan). Zo hoef ik enkel naar de eerste te kijken: als die datum overschreden is kan die weg.

Belastingspapieren (wit**)

Dit zijn documenten die je moet bijhouden voor het geval de fiscus komt aankloppen. De fiscus kan verantwoording vragen van verschillende jaren geleden, daarom houd ik deze papieren tien jaar bij. Ook hiervoor heb ik een handig rotatie-systeem, zodat ik ze nooit hoef uit te mesten. Net zoals bij de voorordner, gebruik ik 10 hangmappen voor mijn belastingspapieren. Maar i.p.v. een jaartal op te schrijven, gebruik ik enkel het laatste cijfer van dat jaar: jaar 0, jaar 1, jaar 2… tot jaar 9. Zo zitten mijn belastingspapieren van 2010 bij jaar 0. 2011 zit bij jaar 1. Enzovoort. In 2020 zal ik alle documenten uit jaar 0 weggooien*. Daarna kunnen de nieuwe documenten van 2020 erin. Zo heb ik steeds mijn verantwoordingsdocumenten van 10 jaar ver.

Bij ons zitten volgende documenten per jaar gerangschikt in deze mappen: aanslagbiljet personenbelasting, individuele rekening en fiche 280.10 (deze krijg je jaarlijks van je werkgever), fiscale attesten (die recht geven op belastingsvermindering, zoals langetermijnsparen en giften) en een kopie van mijn belastingsaangifte (toen dit nog op papier gebeurde, tegenwoordig doen wij dit digitaal).

Job documenten (bruin**)

Hier gaat het om alle papieren die te maken hebben met jouw huidige job. In ons geval zijn dit enerzijds loonbrieven en anderzijds contracten en arbeidsvoorwaarden.
(Let wel: als we van werk veranderen, houden we enkel het contract en de ontslagpapieren bij. Deze stoppen we dan bij de permanente documenten, onder ‘jobs’. Oude loonfiches en arbeidsvoorwaarden vliegen dus bij het oud papier*!)

En wat met digitale documenten?

Tegenwoordig komen heel wat facturen digitaal toe. Erg handig (neemt geen ruimte in) én ecologisch! Om deze documenten een plekje te geven, heb ik exact dezelfde mappenstructuur aangemaakt op mijn pc als in mijn hangmappen. Soms moet ik dus op twee plaatsen kijken om mijn informatie te verzamelen, maar dat neemt veel minder tijd in beslag dan alles afdrukken :-)

Bovendien bieden veel leveranciers tegenwoordig hun facturen aan via een online platform. Daar worden die facturen een bepaalde tijd bewaard. Nog handiger dus, je hoeft ze niet te downloaden of te sorteren: het gebeurt allemaal automatisch!

Alles digitaliseren zou ik niet aanraden, want van sommige documenten wordt het origineel geëist en is een scan niet geldig. Ik denk aan aankoopbewijzen, contracten, enz. Aangezien ik geen expert ben op dit vlak speel ik het liever op veilig: als ik twijfel, hou ik het origineel bij in een hangmap.

En de kleine zelfstandige?

Tot voor kort was ik zelfstandig, dus moest die administratie ook goed bijgehouden worden. Ook hier kan je gebruik maken van dit systeem. Hiervoor heb ik twee extra onderdelen in het leven geroepen: personenbelasting even jaar (groen**) en personenbelasting oneven jaar (blauw**).

De subcategorieën zijn voor beide dezelfde: individuele rekening en fiche 280.10 (inkomsten uit loonsverband), leveranciers (doorgerekende facturen), bedrijfslokaal (elektriciteit, gas, water, huur), werkingskosten (internet, gsm, transport, post, bureautica, varia), erelonen (sociale bijdragen, accountant), afschrijvingen (grote aankopen, wagen, pc), belastingen (gemeenste, provincie, wegen), fiscale attesten (die recht geven op belastingsvermindering, zoals langetermijnsparen en giften).

Waarom even en oneven jaar? Omdat het nuttig kan zijn om de gesorteerde documenten van het jaar ervoor te kunnen inzien, zeker bij het invullen van de belastingsaangifte. Het jaar erop stop ik al deze documenten allemaal bij elkaar, en stop ik ze bij de belastingspapieren (zie eerder in dit artikel), waar ik ze 10 jaar bewaar.

Een doorbijter om het systeem op poten te krijgen, maar ik beloof het je: eens je systeem goed in mekaar zit, heb je nooit meer problemen om iets te vinden en verlies je nooit meer tijd met papierwerk! Een echte tijd- én plaatswinner op termijn!

* Om privacy- en veiligheidsredenen raad ik aan om oude papieren eerst te versnipperen vooraleer ze bij het oud papier te doen.

** Dit is mijn persoonlijke kleurcode. Dit hoeft niet, maar maakt het gemakkelijker om iets terug te vinden en geef toe: het oog wil ook wat ;)

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s